Mobirise Website Builder

A intranet de uma fábrica de objetos customizáveis desempenha um papel fundamental no fluxo de pedidos, conectando a esteira de produção ao marketplace da empresa. No entanto, o processo antigo de cadastro e acompanhamento dos produtos apresentava desafios que impactavam diretamente a operação: despadronização de nomes, categorização confusa, falta de controle de estoque e falhas na comunicação entre equipes.

Com a expansão da empresa e a necessidade de integração com quatro marcas whitelabel concorrentes do mesmo grupo, a reestruturação da intranet tornou-se essencial. Fui contratada para analisar e projetar uma nova solução que unificasse os ambientes de cadastro, organizasse os produtos e trouxesse mais eficiência para o fluxo de produção.

A solução passou por um processo estratégico de pesquisa, análise de dados e estruturação de um novo sistema, incluindo a implementação de códigos SKU para padronização e rastreabilidade. Este case detalha essa jornada e os impactos positivos da mudança.

  • Produto: Intranet que permite ter a gestão de produtos em um único ambiente.
  • Desafio de design: Centralizar a gestão e garantir que todas as plataformas de venda recebam informações sempre atualizadas.
  • Objetivos do projeto: Expandir o catálogo de produtos, unificar o cadastro, conectando marketplace e produção em um só ambiente, automatização de processos.
  • Responsabilidades: Mapeamento das jornadas dos sistemas, coordenação da criação do design system, alinhamento com stakeholders, criação de interface.

Cadastro de produto antigo

Muitos passos, interface nada interativa e amigável
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Mobirise Website Builder
Pesquisa e descoberta

  1. Objetivo: compreender o contexto da empresa, os desafios operacionais e a visão dos stakeholders.
        - Entrevistas para entender os objetivos do negócio e as limitações técnicas.
        - Mapeamento dos fluxos atuais de trabalho, incluindo como o cadastro de produtos é feito         e como as informações circulam.
        - Levantamento de requisitos técnicos para integração com marketplaces e a esteira de         produção.

  1. Pesquisa com usuários

    Objetivo: Identificar as dores, desafios e necessidades dos funcionários que usam a intranet.

    - Entrevistas com usuários para entender dificuldades e expectativas.
    - Sombras e observação contextual: acompanhar os funcionários enquanto eles utilizam o sistema atual para identificar frustrações e ineficiências no fluxo de trabalho.
    - Mapeamento da jornada do usuário: criar um mapa que ilustre os passos dos usuários desde o cadastro até a visualização dos pedidos na esteira de produção.
  2. Análise de dados e problemas atuais

    Objetivo: levantar padrões de problemas e oportunidades de melhoria.

    - Análise das planilhas e sistemas antigos para identificar inconsistências, erros frequentes e lacunas de dados.
    - Levantamento de métricas-chave ( tempo médio para cadastrar um produto, frequência de erros nos pedidos, impacto dos erros na produção)
  3. Benchmarking

Fluxo de produto

Entender a jornada do produto, desde seu cadastro, até gerar a proposta para o cliente

Mobirise Website Builder

Principais insights após pesquisa

Falta de padronização no cadastro de produto

- Os funcionários cadastravam os produtos manualmente, sem um padrão definido.
- Nomes e categorias eram inseridos de forma diferente a cada novo cadastro, causando dificuldade na busca e erros
na produção.

Categorização dos produtos

- Não existia uma hierarquia clara para tipos de produtos, causando dificuldades na navegação dos funcionários.
- Alguns produtos estavam em categorias erradas, levando a erros na separação de pedidos.

Cadastro e canais de venda

- O sistema não conectava automaticamente os produtos cadastrados, ou atualizados, com os marketplaces e a esteira de produção.
- Isso fazia com que os funcionários tivessem que checar manualmente cada pedido, aumentando o risco de erro e o tempo de operação.

Filtros

- Os funcionários precisavam dos filtros, mas a falta de intuitividade tornava a busca demorada e pouco eficiente.

Imagem de produto

- O cadastro de imagens não era automatizado, tornando o processo lento e dificultando a finalização do cadastro do produto.

Principais resultados

  • Tempo médio para cadastro de produtos: Antes da reestruturação, cadastrar um produto levava em média 5 minutos e exigia 18 passos. Com o novo fluxo, o processo foi simplificado para 10 passos, reduzindo o tempo para 2 minutos e 70 segundos. Além de mais rapidez, a nova intranet permite ampliar a variedade de produtos disponíveis para os clientes.
  • Produtos com imagens: Antes da reestruturação, adicionar imagens aos produtos era um processo manual e demorado. O time de arte precisava fotografar, salvar no drive, e os vendedores tinham que buscar o link para enviar ao cliente. Isso gerava atrasos e frustração. Agora, com a reestruturação, todos os produtos são cadastrados automaticamente com imagem na intranet, tornando o processo mais ágil e eficiente.
  • Plataformas: Antes da reestruturação, os usuários precisavam acessar várias plataformas para encontrar informações, como planilhas, ERP e notificações, o que tornava o processo confuso. Agora, tudo o que é essencial para o dia a dia está centralizado em um único ambiente, facilitando o acesso e a tomada de decisão.

Métricas

Nosso objetivo é garantir que a intranet continue evoluindo para ser cada vez mais ágil e eficiente.

Monitorar o tempo de cadastro e busca de pedidos, garantindo que os funcionários encontrem informações rapidamente. Acompanhar o uso dos filtros, a precisão na categorização dos produtos e a taxa de erros na produção, reduzindo falhas e retrabalho.

Medir o engajamento dos usuários, a satisfação com a nova interface e a necessidade de suporte, para entender como o sistema pode ser aprimorado. Com esses dados, será possível tomar decisões mais estratégicas e continuar otimizando a experiência da intranet.